Wie sich Verwaltung nicht in die Karten schauen lässt ...

Tipps zur effektiven Bearbeitung von Akteneinsichtsgesuchen

16. Mai 2013 | Von | Kategorie: AKTUELLES, VERGABERECHT

Nicht ganz ernst gemeinte Empfehlungen, wie der nächste Antrag auf Akteneinsicht effektiv und erfolgreich, also abschlägig, zu bescheiden ist

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Erster Akt: Die Eingangs-Bearbeitung des Antrags

  1. Geben Sie dem Petenten möglichst lange das Gefühl, offen und hilfreich im Sinne seines Antrages zu agieren: Dabei können Sie sich zunutze machen, dass Anträge in den allermeisten Fällen langatmig sind. Nutzen Sie das! Wiederholen Sie die Sachverhaltsdarstellung aus dem Antrag in Ihrer Antwort. Das bringt Volumen für Ihre Antwort, ohne dass Sie inhaltlich irgendetwas (Neues?!) preisgeben müssten. Einfaches Abschreiben und geringfügiges Umphrasieren genügen vollkommen.
  2. Behalten Sie das Heft des Handelns in der Hand! Beenden Sie Schreiben in dieser Phase immer mit dem Hinweis, dass die Angelegenheit
    a) der hiesigen Bewertung bedarf und
    b) man zu gegebener Zeit auf die Angelegenheit zurückkommen werde.
    Letzterer Zusatz ist wichtig, um dem Petenten zu verdeutlichen, dass Sie es sind, der bestimmt, wann hier was passiert …
  3. Legen Sie den Vorgang anschließend ohne weitere Aktivität auf P14 (genau, das ist der Eimer neben P13) und wenden Sie sich erfreulicheren Dingen zu.
    Manche – hartnäckige – Petenten (, die man sich ohnehin gesondert merken sollte,) werden von dieser Antwort nicht abgeschreckt. Diese Kandidaten schreiben also nach einiger Zeit erneut.
  4. Erinnern Sie sich an ein Grundprinzip des Verwaltungshandelns: Gut Ding will Weile haben. Lassen Sie das Schreiben liegen und Ihre Entscheidung reifen. Verfassen Sie erst nach gebührend langer Ablagerungszeit eine Zwischenantwort.
  5. Verabsäumen Sie es nicht zu prüfen, ob Ihre Einrichtung überhaupt der richtige Adressat ist. Wenn nicht: Umso besser! Teilen Sie dies kurz und knackig mit und verweisen auf den richtigen Adressaten. Es unterstreicht Ihren guten Willen, wenn Sie angeben, das Antragsschreiben dorthin weitergeleitet zu haben. Ob Sie’s tatsächlich tun oder nicht, steht dann wieder auf einem anderen Blatt.

Zweiter Akt: Suche nach Ablehnungsgründen

…wenn nun Sie der Adressat sind, den die Sache endgültig getroffen hat …

  1. Auch Sie geben dem Petenten möglichst lange das Gefühl, offen und hilfreich im Sinne seines Antrages zu agieren. In freundlichen Worten teilen Sie ihm mit, dass sein Antrag Sie erreicht hat. Damit nicht zu viel Hoffnung aufkommt, erläutern Sie anschließend, dass Sie Zeit benötigen, um sich informieren zu lassen und in die Angelegenheit einzuarbeiten. Jeder Petent muss dafür Verständnis aufbringen, denn kompetente Bearbeitung seiner Sache ist es schließlich, was er will. Ihnen verschafft dieser Zug locker vier bis sechs Wochen, in denen Sie sich um das kümmern können, was Sie wirklich interessiert.
  2. Verschaffen Sie sich einen groben Überblick über die gesetzlich vorgesehenen Ablehnungsgründe. Das BbgAIG hat sich, wie Sie erleichtert feststellen, seit Abschluss Ihres Studiums nicht geändert. Sie erinnern sich jetzt auch wieder, dass der Gesetzgeber sowohl Muss-, als auch Soll-Tatbestände aufgenommen hat, um einen Antrag auf Akteneinsicht abzulehnen. Ein ganzer Strauß möglicher Alternativen steht Ihnen somit zur Verfügung.
  3. Fangen Sie nicht mit dem stärksten Ablehnungsgrund an. Es geht vielmehr darum, Zeit zu gewinnen und dem Petenten vor Augen zu führen, dass es Zeit kosten wird, bis sein Antrag entschieden ist. Entscheiden Sie sich also für einen moderaten Einstieg, z.B. für §4, Abs. 2, Nr. 2 BbgAIG. Es handelt sich um einen Sachverhalt, der vorsieht, dass ein Antrag abgelehnt werden soll

    „wenn durch das vorzeitige Bekanntwerden des Akteninhalts der Erfolg bevorstehender behördlicher Maßnahmen gefährdet werden könnte.“

    Sie teilen dem Petenten also mit, dass Sie beabsichtigen, seinen Antrag mit dieser Begründung anzulehnen und geben ihm Gelegenheit zur Stellungnahme. Das unterstreicht, dass Sie von sich aus den Anspruch des Petenten auf rechtliches Gehör berücksichtigen. Sollte, wie Sie erwarten, dem armen Tropf nun keine neue Idee mehr kommen, denn was soll einem zu einem solchen Gummiparagraphen schon einfallen?!, werden Sie die Sache ad acta legen. Auch das kündigen Sie ihm an.

  4. Versäumen Sie nicht darauf hinzuweisen, dass er sich in der aktuellen Phase vertrauensvoll an den gesetzlich vorgesehenen Ombudsmann wenden kann – bei der Brandenburgischen Datenschutzbeauftragten – eine Behörde, der Sie und Ihre Kollegen sich inniglich verbunden fühlen.
  5. Sicherheitshalber und für den Fall, dass der Petent noch immer keine Ruhe gibt: Suchen und finden Sie einen Grund für eine weitere Fristverlängerung. Seien Sie kreativ: Irgendein Grund findet sich immer, um weiteren Zeitbedarf zu begründen. Krankheit des Sachbearbeiters, vorrangige andere Arbeiten, dringende oder saisonale Aufträge … Ein guter Grund ist auch der Umfang der Akte. Das hat Charme und Stil: Denn es signalisiert dem Antragsteller, dass Sie sich immerhin die Akte schon mal kommen ließen und einen Blick hinein geworfen haben. Das Ding hat den unglaublichen Umfang von fast einhundert Seiten – nebst diversen Anlagen. Es wird also Wochen benötigen, um das wenigstens einmal durchzulesen. Diese Auswirkung teilen Sie dem Antragsteller mit und begründen damit eine Fristverlängerung um weitere fünf Wochen.

    Und siehe da: Ihr Vorgehen zeigt Wirkung: Sie hören tatsächlich über Wochen nichts mehr von der Gegenseite.

Aus dieser Tatsache dürfen Sie allerdings noch nicht folgern, dass der Petent aufgegeben hätte. Vielmehr müssen Sie vorausschauend sein. Vielleicht lag es ja daran, dass sich die Gegenseite tatsächlich an den benannten Ombudsmann gewandt hat?! Kurze Zeit später haben Sie die Bestätigung schwarz auf weiß auf dem Tisch: Dieser Ombudsmensch fordert doch tatsächlich eine umfängliche Stellungnahme von Ihnen an.

  1. Geheimhaltungsbedürfnisse sind ein exzellentes Mittel zur Abwehr unangemessener Fragen der Datenschutzbehörde! Mit Freude haben Sie inzwischen festgestellt, wie weitsichtig Ihre Kollegen, die Autoren der inkriminierten Akte, doch waren: Sie ist nämlich eingestuft als „VS-NfD“. Das mag reine Vorsicht gewesen sein oder Selbstschutz. Schließlich weiß jeder Verwaltungspraktiker, dass besser als „Verschlusssache“ eingestuft wird, was einem später mal auf die Füße fallen könnte. (Das ist – bekanntlich – ziemlich viel. Aus diesem Grund gibt es auch ziemlich viele Verschlusssachen. Doch wir wollen nicht abschweifen …)
    Rein vorbeugend – im Hinblick auf den Datenschützer – teilen Sie der Gegenseite also mit, dass die Akte VS-eingestuft ist und daher unmöglich herausgegeben werden kann. Was Sie umfänglich begründen …
    Doch der Kerl auf der anderen Seite lässt nicht locker. Wahrscheinlich hat er nichts Besseres zu tun! In seinem nächsten Schreiben bezieht er sich auf das BbgSÜG bzw. die Verschlussssachen-Anweisung des BMI. Dort wird verlangt, dass ein Dokument dann als VS-NfD einzustufen ist, wenn die Kenntnisnahme für die Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder nachteilig sein kann. Er behauptet, dass diese Regelungen verlangen, dass schlüssig dargelegt wird, welche Gefährdungen konkret entstehen können und führt aus, dass er nicht erkennen könne, inwiefern eine Vorstudie zur Markterkundung die Interessen bzw. die Innere Sicherheit des Landes Bandenburg gefährden könne. „Da hat er ’nen Punkt!“ sagen Sie zu sich selbst, das versteht in der Tat nur der gewiefte Verwaltungspraktiker.

Dritter Akt: Ablehnung des Antrags

  1. Sie brauchen stärkeres Geschütz: Also greifen Sie in die Kiste der Tatbestände, nach denen ein Antrag auf Akteneinsicht abgelehnt werden muss Da Sie inzwischen genervt sind von diesem ganzen Akteneinsichts-Trara, kommt Ihnen der glorreiche Gedanke, dass sich die werten Kollegen um die Sache kümmern könnten, die den Anlass geliefert haben – also die Autoren der inkriminierten Akte. Nach geraumer Zeit kommen die zurück mit Vorschlägen. Und gemeinsam wird nun der ultimative und rechtsfähige Ablehnungsbescheid gezimmert:
    Zunächst einmal – gelernt ist gelernt! – kommt Regel 1 zum Zug. Es wird also der gesamte Sachverhalt, wer was wann und warum an wen geschrieben hat, wiederholt. Das bringt schon mal zwei Seiten … Erst auf Seite 3 steigen Sie dann ein in die eigentliche Ablehnung des Antrags. Der Muss-Tatbestand, den Sie ziehen, ist kaum zu schlagen: Ein Antrag ist nach §4, Abs. 1, Nr. 4 BbgAIG abzulehnen, wenn

    „das Bekanntwerden des Akteninhalts Belange der Strafverfolgung und -vollstreckung, der Gefahrenabwehr oder andere Belange der öffentlichen Sicherheit beeinträchtigen könnte oder eine erhebliche Gefahr für die öffentliche Sicherheit verursachen könnte.“

  2. Und nun reichlich Begründungen dazu! Das entstandene Werk befriedigt Sie ganz außerordentlich: Wer könnte – nach dieser Begründung – nicht zu der Einsicht kommen, dass eine Einsicht (in die Akte) unbedingt verhindert werden muss, wo doch die Innere Sicherheit des Landes, ja der ganzen Republik auf dem Spiele steht?!

    Ein Teilziel haben Sie damit auf jeden Fall schon erreicht: Seit Antragstellung sind nun schon fünf Monate vergangen und der Petent ist seinem Ziel – nämlich Einblick in die Akte nehmen zu können – keinen Schritt näher gekommen. Vermutlich hat er die Akteneinsicht nicht beantragt, weil er sonst nichts zu lesen hat, sondern, weil der Inhalt der Akte für ihn von taktischem bzw. geschäftlichem Interesse ist. „Insofern,…“ sagen Sie sich beschwingt, muss man sich auch über kleine Erfolge freuen

Vierter Akt: Vom Umgang mit Widerspruch

Wie nicht anders zu erwarten war, hat die Gegenseite fristgerecht Widerspruch eingelegt und Aufhebung des Ablehnungsbescheides beantragt.

  1. Das ist prima: Jetzt können sich ganz entspannt zurücklehnen. Mindestens drei Monate lang müssen Sie nun gar nichts tun in dieser Sache. Danach könnte die Gegenseite – theoretisch – Klage zum Verwaltungsgericht erheben. Doch ob die sich das trauen … oder nicht doch mal einsehen, dass der Verwaltungspraktiker am längeren Hebel sitzt – vor allem, wenn er diese Tipps beherzigt …?!

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Dieser Artikel gehört zu den ‚Tipps für den Verwaltungspraktiker’

Bei diesen Tipps handelt es sich um eine Serie von Glossen zu verschiedenen Aspekten des Alltags in polizeilichen Verwaltungen und IT-Abteilungen.

Jede Ähnlichkeit mit toten oder lebenden Personen oder Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens, sowie vergangenen, aktuellen oder zukünftigen Ereignissen ist unbeabsichtigt, sollte sie sich dennoch aufdrängen, entsteht dieser Eindruck im Kopf des Lesers.

Eine Übersicht über sämtliche bisher erschienenen Tipps für den Verwaltungspraktiker finden Sie hier.

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