Wirtschaftlichkeit | Tipps für den Verwaltungspraktiker

Tipps zur Erstellung ergebnisoptimierter Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen – Teil 2

20. Juli 2016 | Von | Kategorie: AKTUELLES, WIRTSCHAFTLICHKEIT

Jede Vorstudie, die etwas auf sich hält [a] – und insbesondere solche, von der Entscheidungen mit Finanzfolgen im siebenstelligen Bereich ausgehen – ist begleitet von einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Das ist das auf Papier festgehaltene Ergebnis der Frage ‚Was wäre wenn – und wieviel kostet das …?‘ Der IT-Beauftragte der Bundesregierung – man muss dies lobend erwähnen! – hat viel Zeit und Mühe aufgewendet hat, um für Bundes- und Landesbehörden eine scheinbar objektiv-methodische, standardisierte Vorgehensweise zu beschreiben. Sollten Sie an Einzelheiten hierzu interessiert sein: Das Ergebnis und entsprechendes Arbeitsmittel finden Sie in Form der „Wibe“ [1].

Die Aufgabenstellung

Da ist ein seit Jahren eingeführtes, funktionierendes IT-System. Und ein neues IT-System. Das eingeführte System hat bisher relativ problemlos funktioniert. Leider! Weder technisch, noch fachlich kann man genug Negatives über das Ding finden, um es aus diesen Gründen abzuschaffen. Also müssen andere Gründe gefunden werden, um dem System den Garaus zu machen. Immer gut ist in solchen Fällen der Nachweis mangelnder Wirtschaftlichkeit. Nichts eignet sich in der heutigen Zeit so perfekt zur Begründung einer Entscheidung, wie die Behauptung der Unwirtschaftlichkeit. Immer getreu dem Motto Ihrer Organisation: „Wir arbeiten streng nach Wirtschaftlichkeit, koste es, was es wolle!“

Das Problem mit den Entwicklungs- und Anschaffungskosten

Auch das neue System kostet Geld: Ziemlich viel sogar! Denn wenn schon etwas Neues beschafft wird, möchte man gerne aus dem Vollen schöpfen: Hardware und Systemsoftware sollten vom Allerfeinsten sein. Schließlich wünscht man dem neuen System einen guten Start und eine lange Lebensdauer. Wie wir im ersten Teil dieser Tipps festgestellt haben, ist es in diesem Fall nahezu zwangsläufig, dass die Entwicklungs- und Anschaffungskosten für das neue System hoch ausfallen. So könnte es auch mit Ihrem Wunschsystem passieren.

Umso wichtiger ist es, die zugegeben hohen Investitionskosten für das neue System klein zu rechnen: Die kreative Gestaltung der Einführungs- und Betriebskosten bietet sich für diesen Zweck besonders gut an.

Ergebnisoptimierte Gestaltung der Einführungskosten

Optimierungen für das Wunschsystem

Für das gewünschte neue System ist es ein probates Mittel, die Personalkosten für dessen Einführung zu niedrig zu berechnen. Auch die prozentuale Risikopauschale, die zu allen Kosten hinzugerechnet wird, bleibt dann niedriger. Die zu niedrigen Werte übernehmen Sie in die Zusammenfassungen. Die sind Grundlage für die Aussagen in der Vorstudie. Und damit wäre erreicht, was Sie wollen: Denn welcher Adressat einer solchen Vorstudie liest schon mehr als die ersten paar Seiten?! Und erst recht niemand kontrolliert – nach finaler Fassung des Gesamtkunstwerks, falls es eine solche überhaupt jemals geben sollte – ob darin rechnerische oder handwerkliche Fehler enthalten sind. Dieser Trick übrigens lässt sich vielfältig in die Praxis umsetzen: Denn Rechenfehler und Übertragungsfehler aus Anlagen in die Übersichten fallen erfahrungsgemäß wirklich niemandem auf!

Verschlechterungen für das bisherige IT-System

Um das bisherige IT-System wirtschaftlich schlechter aussehen zu lassen, als es tatsächlich ist, gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Wir beleuchten hier einige, wenige, die sich in der Vergangenheit als besonders wirksam und erfolgreich erwiesen haben. Diese Aufstellung ist nicht abschließend. Die Beispiele mögen lediglich als Beispiele aus der Praxis betrachtet werden für das, was sich bewährt hat und zum gewünschten Ergebnis führt:

  1. Beratungsaufwand ist immer gut!
    Geht man – rein hypothetisch – von der Überlegung aus, dass das bisherige System weiter verwendet werden soll: Dann ist doch erheblicher Beratungsaufwand nötig! Wofür muss an dieser Stelle noch nicht näher spezifiziert werden. Wichtig ist nur: Der Beratungsbedarf ist hoch. Setzen Sie also einfach mal 100 Beratungstage an! Zum Einzelpreis von, sagen wir, 1.800 Euro. Das gibt dann das stolze Sümmchen von 180.000 Euro, das die Kosten für den ungeliebten Kandidaten erhöht.
  2. Aufwand für ein Re-Engineering des bisherigen IT-Systems
    Sie und Ihr Fachteam, das verantwortlich zeichnet für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, haben zwar eigentlich keine Ahnung vom bisherigen System und seiner Technik. Das tut allerdings auch nichts zur Sache. Denn selbst der Laie weiß, dass jedes System ab und an mal gründlich überarbeitet werden muss. Die Techniker nennen das Re-Engineering. Schon der Begriff ist eine Wucht! Er klingt so professionell, dass Sie sich mit näheren Begründungen, was hier eigentlich überarbeitet oder neu entwickelt werden soll, nicht zu befassen brauchen. Rücksprache mit dem Hersteller können Sie sich ebenfalls sparen. Das kostet nur Ihre Zeit und bringt Sie dem Ziel nicht weiter: Und dieses Ziel heißt: Kosten auf dem Papier in sechsstelliger Höhe zu behaupten, die die angeblichen Gesamtkosten für das bisherige IT-System weiter erhöhen.
  3. Ausgaben, die schon lange mal getätigt werden sollten, auch wenn sie mit dem bisherigen IT-System gar nichts zu tun haben
    Eine weitere bewährte Möglichkeit ist es, unter der Position ‚Einführungskosten‘ für das längst eingeführte System Aufwand unterzubringen, der schon lange mal getätigt werden sollte: Zum Beispiel für den Besuch von Seminaren zur Einführung in das Vergaberecht. Dass ausgerechnet das Vergaberecht im weiteren Verlauf dieses Projekts überhaupt keine Rolle mehr spielen wird, tut nichts zur Sache. Andere schon lange gewünschte Bildungsmaßnahmen können Sie natürlich genauso gut zur Kostensteigerung beim bisherigen IT-System verwenden!
  4. Verbesserung der Serviceorganisation beim technischen Dienstleister – hat zwar nichts mit dem Altsystem, aber man wird ja mal Visionen entwickeln dürfen …
    Die Projektorganisation beim technischen Dienstleister ist Ihrem Fachteam schon seit geraumer Zeit ein Dorn im Auge: Man müsste dort mal richtig aufräumen und für eine angemessene personelle Ausstattung sorgen. Das gilt natürlich ganz besonders, wenn dieses Alt-System weiter betrieben werden soll. Lassen Sie Ihr Team also schwelgen in Visionen, wie die ideale Serviceorganisation ausgestattet sein müsste. Und was das kostet. Schlagen Sie diese Kosten dann allein dem IT-System zu, das abgeschafft werden soll. Damit wird dessen (weiterer) Betrieb künstlich hochgerechnet. Beim neu anzuschaffenden Wunschsystem können Sie diese Kosten unter den Tisch fallen lassen. Sollte doch später jemand draufkommen: Ein bedauerlicher Fehler! Dem hohen Zeitdruck bei der Erstellung der Vorstudie und Wirtschaftlichkeisbetrachtung geschuldet!

Schulungskosten

Für das neue Wunschsystem

Man sollte von einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und ihren geistigen Vätern nicht Unmenschliches verlangen! Demzufolge kann man den Schulungsaufwand für das Wunschsystem guten Gewissens erst mal mit Null ansetzen. Zum Beispiel mit der Begründung, dass die Aufwendungen für die Schulung der Anwender, die erfahrungsgemäß den größten Kostenfaktor ausmachen, noch nicht ermittelt werden können. Eine ebenso richtige, wie für das erwünschte Ergebnis zielführende Aussage: Damit bleibt der Aufwand für das Wunschsystem, dort, wo Sie und Ihre Kollegen ihn haben wollen: Ganz weit unten!

Für das bisherige IT-System

Für das eingeführte IT-System wurde schon seit Jahren überhaupt nichts mehr aufgewendet für Aus- und Fortbildung. Da bestünde also erheblicher Nachholbedarf, wenn tatsächlich jemand vorhaben sollte, dieses System weiter zu betreiben und auf weitere Nutzer auszudehnen. Nehmen Sie an dieser Stelle den Hersteller in die Pflicht: Stellen Sie Maximalforderungen für Lieferung, Aufbau und Betrieb eines eigenen Schulungssystems, für dessen Wartung mit sehr kurzen Reaktionszeiten, für die Einrichtung der jeweiligen Schulungsumgebung (Software, Datenmaterial) für jeden sder zahlreichen Einzelkurse und für eine Ausbildung von Referenten und Trainern durch den Hersteller. Wenn Sie sich damit nicht belasten wollen: Überlassen Sie der zuständigen Ausbildungseinrichtung Ihrer Behörde diesen Teil der Aufgaben. Drängen Sie jedoch darauf, dass der Hersteller ein konkretes Preisangebot vorlegt. Das wird – in Anbetracht der Komplexität Ihrer Anforderungen – hoch ausfallen. Genau das, was Sie brauchen!

Natürlich hat niemand die Absicht, diesem Angebot tatsächlich näher zu treten. Und es wird auch niemand später überprüfen, ob die Zahlen, die Sie in Ihre Wirtschaftlichkeitsbetrachtung übernehmen, noch etwas mit dem Angebot zu tun haben. Legen Sie also ruhig noch eine Schippe drauf und behaupten Sie siebenstellige Aus- und Fortbildungskosten.

Zumal Sie hohe Werte noch aus einem anderem Grund brauchen: Sie belasten nämlich nicht nur das bisherige IT-System mit exorbitanten Aus- und Fortbildungskosten. Gleichzeitig – und hier wird Ihr Vorgehen schon fast genial! – setzen Sie den gleichen siebenstelligen Betrag und einen weiteren, pauschalen Risikozuschlag auch beim Wunschsystem ein: Dort allerdings als Abzug von den bisher ermittelten Gesamtkosten für das Wunschsystem . Denn Sie müssen ja die hohen Investitionskosten irgendwie runterkriegen. Daher dürfen Sie bei den Aus- und Fortbildungskosten für das bisherige System (siehe oben!) wirklich nicht kleckern! 1,8 Millionen Euro, um mal ein Beispiel zu nennen, wären eine erfreuliche Größe.

Softwarepflegekosten

Mit dieser Kostenposition verfahren Sie ganz genauso wie mit den Schulungskosten:

Für das bisherige IT-System

Auch hier würfeln Sie sich eine Wunschzahl. Sie sollte im niedrigen siebenstelligen Bereich liegen und bezeichnet die (angeblichen) Pflegekosten für das bisherige System. Darauf wird der übliche pauschale Risikozuschlag berechnet. Mit dem so ermittelten Gesamtbetrag sollten Sie leicht zu Gesamtkosten für die Softwarepflege in der Größenordnung von zwei Millionen Euro kommen. Ein herrlicher Belastungsposten für das ungeliebte Altsystem!

Für das Wunschsystem

Und wie schon bei den Schulungskosten nehmen Sie diesen Betrag dann als Einsparungsfaktor für das Wunschsystem: Sie reduzieren also dessen Gesamtkosten um den (ja einzusparenden!) Betrag für die Softwarepflegekosten für das bisherige System.

Wie?! Sie glauben nicht, dass Sie mit diesem genialen Trick durchkommen?! Trauen Sie sich! Das hat schon in anderen Fällen funktioniert!

Das Ergebnis

Et voilà! Mit der richtigen Kombination aus

  • Rechenfehlern,
  • falsch in die jeweilige Zusammenfassung übertragenen Werten,
  • Kosten für das Wunschsystem, die einfach unter den Tisch fallen (wie z.B. die für Aus- und Fortbildung),
  • aus der Luft gegriffenen Aufwendungen für das bisherige System,
  • die Sie auch noch als Einsparungsposten beim Wunschsystem zur Kostenreduzierung verwenden,

schaffen Sie es mit Leichtigkeit, jedem Wunschsystem Ihrer Wahl die gewünschte bessere Wirtschaftlichkeit zu attestieren. Und damit die Entscheidung zu begründen, die schon vor Beginn der Arbeiten feststand.

Haben Sie keine Bedenken, dass Ihre Wirtschaftlichkeitsbetrachtung in Zweifel gezogen werden könnte. Oder dass man Ihnen Fehler nachweisen und ankreiden würde. Das Ganze ist doch ohnehin nur eine Farce: Jedermann weiß, dass nur ein Papier produziert werden soll: Das dem Wunschsystem, für das die politische Entscheidung längst gefallen ist, eine bessere Wirtschaftlichkeit bescheinigt. Da alle Beteiligten genau dieses Ergebnis wünschen, wird niemand die Kühnheit besitzen, in der „WiBe“ nach den zwangsläufig darin vorhandenen Fehlern zu suchen.

Sobald aufgrund Ihres Werkes die Entscheidung verkündet ist, kräht kein Hahn mehr nach der zugrunde liegenden Wirtschaftlichkeitsbetrachtung. Es prüft dann auch keiner mehr, ob die Annahmen, die Sie getätigt haben, sich später als richtig herausstellen. Erst Recht nicht nach mehreren Jahren! In diesem Sinne also: Nur Mut und gutes Gelingen bei der Gestaltung Ihrer nächsten WiBe!!

Fußnoten

[a]   Allgemeine Tipps zur Erstellung ergebnisoptimierter (!) Vorstudien sind ja längst ein alter Hut. Sicherheitshalber fügen wir für Berufsanfänger und Fachfremde hier unserer früher schon erschienenen Tipps zur Erstellung ergebnisoptimierter Vorstudien bei.

[b]   Vorbereitende Maßnahmen sind auf jeden Fall zu empfehlen: Bewährt hat es sich insbesondere, das bisherige System schon Jahre vor dem geplanten Systemwechsel in der Weiterentwicklung auszubremsen und Schulung, Support und Service auf ein Minimum zu reduzieren.

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Quellen

[1]   WiBe-Kalkulator auf der Webseite der IT-Beauftragten der Bundesregierung
http://www.cio.bund.de/Web/DE/Architekturen-und-Standards/Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen/Software/software_node.html

[2]   Tipps zur Erstellung ergebnisoptimierter Vorstudien, 24.04.2013, Police-IT
https://police-it.org/2013/04/24/tipps_vorstudien/73

[3]   Tipps zur Erstellung ergebnisoptimierter Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen – Teil 1, 20.03.2015, Police-IT
https://police-it.org/tipps-zur-erstellung-ergebnisoptimierter-wirtschaftlichkeitsbetrachtungen-teil-1

[4]   Tipps zur Migration von IT-Systemen, 28.12.2014, Police-IT
https://police-it.org/2014/12/28/tipps-migration-itsysteme/8445

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